In questi ultimi anni, contraddistinti da diversi periodi di lockdown, intere aziende si sono viste costrette a chiudere gli uffici, riorganizzando radicalmente il proprio lavoro secondo modalità, talvolta, del tutto inedite.

Tra le varie soluzioni adottate dalle imprese, ritroviamo la Unified Communication per lo scambio di informazioni in maniera più semplice e immediata. È grazie a essa che le tecnologie oggi disponibili possono essere correlate e riunite in un unico strumento che consente alle persone di lavorare con maggiore efficienza, anche se questo significa lavorare lontano dai propri colleghi, e soprattutto dall’ufficio.

Cosa si intende per Unified Communication

La Unified Communication, o Comunicazione Unificata, è un insieme di tecnologie. Più precisamente, è un’architettura di sistemi telematici fruibili tramite un’interfaccia comune ma che si avvale di mezzi diversi. Vale a dire che è un sistema integrato di comunicazione che unisce su una sola piattaforma gli strumenti e i servizi di comunicazione utilizzati da un’azienda e che ha lo scopo di gestirli tramite un’unica interfaccia.

Questo nuovo approccio permette di controllare le informazioni utili all’azienda integrando gli strumenti di comunicazione in differita come email o segreteria telefonica con servizi real-time tra cui chat, chiamate o videocall.

Più nello specifico le soluzioni create grazie al sistema di Unified Communication sono:

• piattaforme Instant Messaging per una comunicazione diretta e veloce tramite lo scambio di messaggi in tempo reale;
• sistemi di Unified Messaging per unire sms, email e altro;
• comunicazione con voce telefonica oppure Voip, o ancora soluzioni PBX che permettono un’evoluzione rispetto ai servizi di centralino telefonico tradizionale;
• piattaforme di Collaboration e Conferencing per web conference audio e video, programmi per la formazione a distanza, spazi per il co-working e molto altro;
• piattaforme di file sharing utili per la condivisione di documenti e file multimediali;
• tecnologie per la mobility, ossia estendibili a dispositivi mobile tramite app apposite.

Nella pratica quindi l’utente potrà:

1. inviare messaggi da un supporto e accedervi da un secondo;
2. avere un’interfaccia completa su diversi dispositivi;
3. accedere attraverso un’interfaccia web singola a diversi contenuti.

Il ruolo centrale dello Smart Working

Dopo la pandemia Covid-19 dove le persone sono state costrette ad attivare forme di lavoro da remoto, ad oggi lo Smart Working rimane una soluzione funzionale ed efficace: il lavoro agile, se fatto in maniera efficiente, può infatti migliorare i risultati non solo dei dipendenti ma anche dell’intera azienda.

Per supportare i propri lavoratori le imprese devono però garantire degli strumenti tecnologici adatti, in questo contesto si afferma quindi il ruolo dell’Unified Communication in quanto un’azienda che ha a disposizione questa piattaforma riesce ad assicurare il lavoro da remoto in qualsiasi situazione, anche quando non è previsto o programmato.

Nello specifico queste piattaforme di supporto per lo Smart Working offrono diversi servizi e soprattutto un’interfaccia semplice per la gestione degli strumenti di lavoro:

• supporti per le videoconferenze con un certo livello di qualità, che riescono a reggere un numero elevato di partecipanti e garantiscono la sicurezza da eventuali intrusioni;
• hardware utili per lavorare e che non necessitano di appositi software installati sui dispositivi di lavoro;
• reperibilità delle persone anche se non sono in ufficio, in questo modo si può partecipare alle riunioni da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi posto ci si trovi;
• condivisione di documenti e comunicazione facilitata tra collaboratori, ma anche con i clienti.  

Perché puntare in azienda sulla Unified Communication

Adottare questo tipo di comunicazione unificata per un’azienda è molto vantaggioso sotto diversi punti di vista.

Vi sono infatti benefici tangibili e intangibili che risultano comparire una volta adottata questa soluzione: da una parte si possono notare vantaggi misurabili in termini di risparmio dei costi di comunicazione e spese di spostamento; dall’altra invece anche se non sono benefici pratici e quantificabili il clima aziendale e il rendimento dei dipendenti vedono un chiaro miglioramento.

Possiamo quindi affermare che i vantaggi che ha l’UC vanno da questioni più pratiche ad altre più personali, in quanto:

• è possibile integrare la piattaforma di Unified Communication con i processi e le applicazioni già utilizzate e presenti in azienda;
• c’è una maggiore flessibilità ed efficienza in quanto avendo tutti gli strumenti utili per lavorare su un’unica interfaccia non è strettamente necessario avere una postazione fissa in ufficio per lavorare;
• vi è la possibilità di utilizzare il numero aziendale senza avere un secondo telefono, che non tutte le aziende riescono a fornire ai propri dipendenti;
• condivisione delle informazioni in modo semplice ed immediato.