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Lavorare in Smart Working, modelli e tecnologie da conoscere

In seguito all’emergenza Covid-19 termini come “smart working” e “lavoro agile” sono diventati familiari e non suonano più come dei concetti astratti e troppo lontani dalla nostra realtà. Come dimostrano i dati, infatti, durante le fasi più acute della pandemia il 97% delle grandi imprese ha adottato questa soluzione; nella PA il dato si attesta al 94%, e nelle PMI al 58% per un totale di 6,58 milioni di lavoratori.

Ma a distanza di tempo, com’è cambiata la situazione? Le aziende ricorrono ancora allo smart working? È conveniente farlo? Ecco che in questo articolo vogliamo soffermarci su tutte queste domande, e illustrarti come, e perché, il lavoro agile sia ancora una valida scelta, a maggior ragione se implementata con i modelli e le tecnologie più innovative.

Perché lavorare in smart working fa crescere la produttività

Se dovessimo definire lo smartworking con una parola, questa sarebbe “fiducia”! È esattamente la fiducia l’elemento fondamentale che sta alla base di questa metodologia di lavoro, ed è proprio per questa ragione che troppo spesso, ancora, i manager delle aziende tendono ad essere diffidenti verso il lavoro agile.

Offrire questa possibilità ai propri dipendenti significa delegare loro maggiori responsabilità, e affinché questo sia possibile deve per forza esserci fiducia e collaborazione reciproca. Eppure, la scelta di fidarsi ha premiato diverse realtà aziendali, tanto da far crescere notevolmente la produttività, con un incremento medio dell’8%!

I benefici dello smart working si manifestano anche sotto la maggiore autonomia dei lavoratori (+6%), l’incremento generale della qualità del lavoro e della capacità di delegare dei responsabili.

Lo smartworking fa crescere la produttività perché presuppone un radicale cambiamento organizzativo e culturale, che supera i modelli di lavoro tradizionali. Offrire ai dipendenti maggiore flessibilità, autonomia e libertà di scelta di spazi, orari e luoghi crea un sistema di lavoro più stimolante, innovativo e attento alle esigenze individuali delle persone. Se pensiamo al caso di un genitore, anche una sola giornata alla settimana in smart working può fare la differenza. I benefici, infatti, non sono solo di natura lavorativa, ma anche economica. Lavorare da casa consente di risparmiare tempo, spesa in carburante e ridurre l’impatto ambientale per gli spostamenti di lavoro. L’insieme di tutti questi fattori contribuisce a far crescere la qualità del lavoro, e di conseguenza anche la produttività di ogni singolo lavoratore a tutti i livelli aziendali.

Come le aziende possono risparmiare sui costi

Se i vantaggi per i dipendenti sono oggettivi e noti, lo smart working presuppone tanti benefici anche per le aziende che decidono di implementarlo!

Non possiamo non considerare infatti la netta riduzione dei costi vivi, ossia di tutte quelle spese legate ad affitti, utenze, buoni pasto e indennità. Maggiore è il numero di lavoratori da casa, minori saranno le esigenze di spazio di un’azienda, riuscendo così a risparmiare circa il 30% su tutti questi costi. Se consideriamo poi l’aumento della produttività di cui abbiamo parlato in precedenza, al fronte di un risparmio sui costi, vi è un aumento dei profitti legato alla migliore performance lavorative dei dipendenti in smart working.

A cosa prestare attenzione

Se è vero che i vantaggi dello smartworking sono diversi, è altrettanto vero che se non implementato correttamente potrebbe causare non poche criticità all’interno di un’organizzazione. Ecco quindi a cosa prestare attenzione per una corretta gestione del lavoro agile.

Capire cosa serve

La prima cosa da fare è chiedersi effettivamente cosa sia necessario per attivare lo smartworking; computer, tools, programmi, connessioni internet, sim aziendali, sono tutti strumenti fondamentali per lavorare in smartworking. Alcune aziende possono già disporre di tutto ciò, altre dovranno ampliare le proprie dotazioni per procedere in questa direzione. È quindi utile creare una checklist di tutto quello che serve, di cui già si dispone, e che ci si dovrà procurare.

Predisporre un piano di lavoro

È utile fin da subito organizzare il lavoro con i propri dipendenti, stabilendo come verrà suddivisa la settimana lavorativa, quali riunioni potranno essere seguite in differita, quali in presenza. A tal proposito è doveroso pensare per chi lavora da casa a delle indennità sottoforma di rimborsi per il consumo della corrente, della connessione internet e per gli strumenti tecnologici utilizzati.

Dialogo e collaborazione

Alla base della fiducia ci deve sempre stare uno scambio sincero e continuo di informazioni. Il lavoratore in smartworking, a fronte di una maggiore autonomia, deve comunque aggiornare e rendere conto del suo lavoro al diretto responsabile, per questo è importante creare da subito uno scambio comunicativo sincero e professionale.

Attenzione alla normativa

Per quanto la legge italiana sullo smartworking sia piuttosto lacunosa, è utile sapere che per adottare questa forma di lavoro deve persistere un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente, che ne stabilisca durata, condizioni, modalità di esecuzione, strumenti tecnologici utilizzati e diritti.

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